給与明細電子化のメリット

 

こんにちは、経営管理部のTambaです。

12月に初めてブログ原稿作成担当になり、あっという間に4ヶ月が経ち、またもや何を書けばよいか迷い、刻々と期限が迫り正直生きた心地がしない数週間を過ごしていました…
(実際は毎日花見に行くくらい元気だったのでご安心下さい←行き過ぎですね…)
さんざん迷った末に、今回は給与明細の電子化について書くことに致しました。(ご存知でつまらないと思いますが…)

給与明細の電子化とは、一言で言うと紙で出力していた明細書を電子化しWeb上で閲覧できるようにすることです。それでは、給与明細の電子化による給与明細配信者側と従業員側のメリット・デメリットを紹介致します。

 

配信者側のメリット

➊ 明細作成・配布作業の負担軽減　　➋ 再発行の手間削減

<<解説>>
➊紙の明細書作成に比べ、電子化すると手作業で行っていた印刷～手渡しの配付が一切なくなりPC 操作のみで完了します。
➋再発行の印刷する手間は1 人2 人であれば大した手間ではないと思いますが確定申告の時期などで依頼が集中する場合など担当者への負担は増加致します。
電子化した場合、配信された給与明細データはサーバー上に保存され、従業員は自由に閲覧・印刷できるため、担当者への負担は軽減されます。

 

配信者側のデメリット

➊初期投資と維持管理　　➋電子化をする際に必要な手続き

<<解説>>
➊ データを管理するためのシステムを搭載したり、セキュリティを強固にしたりそれまでの仕組みを変えるためには、ある程度手間も費用もかかります。
➋これまで書面で配布していた給与明細書を電子化する場合、会社の一存で決めてしまうことは出来ません。なぜなら電子交付する場合には所得税法によって従業員からの承諾を得なくてはいけないと定められているからです。
従って万が一、承諾が得られない社員がいた場合には、その方にはこれまで通り書面での発行をしなくてはいけないため作業が増加してしまいます。

 

 

 

従業員側のメリット

➊いつでもどこからでも過去の明細でも遡って自由に明細を確認可能
➋明細紛失の心配・保管の手間解消

<<解説>>
➊ 紙の給与明細書の場合、給与支給日に手渡しで明細書を受け取らないと明細を確認できません。しかし電子化すれば、従業員はPC・スマートフォンなどでいつでもどこからでも過去の給与明細データでも遡って閲覧できるため必要な時に必要な月の明細を自由に閲覧できます。
➋紙の明細書の場合、うっかりどこかに置いてしまったり別の書類に紛れてしまうなど紛失してしまう可能性があります。電子化すると、給与明細はデータで保存・管理され、紛失する心配や保存場所・方法を気にする必要はありません。

 

従業員側のデメリット

➊書面化に一手間かかる　　➋セキュリティ面

<<解説>>
➊電子化されたとしても、やはり書面で給与明細を管理・保管しておきたいとなりますとweb上から自分でプリントアウトを行うことになります。
➋電子化した給与明細は個人のPCや携帯電話などさまざまなデバイスから閲覧できる利便性がある一方、情報漏えいの危険も伴います。

 

まとめ

ここまで長々と紹介してきましたが、恥ずかしながら実は弊社、現状紙で発行しており、これから電子化導入を考えております。
上記の内容等のメリットとデメリットを配信者側と従業員側がお互いしっかりと理解した上で電子化導入を慎重に検討していきたいと思います!(最後よくわからない決意表明になってしまいました…)