個人情報を抱える院内ITでは利便性よりセキュリティが優先
スタッフのPC利用に制限が多くIT活用における課題に

医療現場においても、ITはなくてはならないインフラのひとつとなっている。医療現場では電子カルテが使われ、レントゲンその他の医療機器もネットワークに接続して利用するものが増えている。もちろん事務職においても他の業種と同様にPCなどのIT機器を利用して業務に取り組んでいる。
「電子カルテには、患者さんの重要な個人情報が多数含まれています。」そこで、電子カルテを使うPCのセキュリティには以前から気をつけていました。ClouDoc導入前は、大量の情報を持ち出せないようにするため、情報の出力外部メディアはFD（フロッピーディスク）のみに限定、USBメモリなどは読み込み専用でしか利用できませんでした。個人情報漏洩への対策としては一定の効果がありましたが、業務に必要なオフィス文書などの取り扱いについて利便性の課題を抱えていました。
当時の様子をそう振り返るのは、自治医科大学附属さいたま医療センターの齋藤 弘光氏だ。医師や職員はWordやExcelを使って院内資料や学会発表資料を作成するが、それを利用するためにはFDで持ち出すかHDDに保存してPCごと持ち歩くしかなかった。


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特殊な操作を求めないClouDocを採用
セキュリティと職員の利便性を高いレベルで両立させるため、文書管理システムの導入が検討された。少ない負荷で既存ネットワークに導入できること、現場スタッフに新たなIT知識を求めないことなどが、製品選定の要件だったと、自治医科大学附属さいたま医療センターの久保 典大氏は語る。
「電子カルテ用のPCはドメイン管理できないため、Active Directoryを前提とした製品は使えません。また、ほとんどの文書管理製品は専用システムにログインして利用する形式になっていますが、これでは現場スタッフに新たな操作を数多く覚えてもらわなくてはなりません」
これらの条件に合致したのが、トゥモロー・ネットが販売するClouDocだった。ネットワーク上に個人用フォルダ、共有フォルダを作ってファイルを保存するため、端末側には一切情報を残さず、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられる。
個人用フォルダ、共有フォルダはネットワークドライブとしてマウントできるので、アプリケーションの使い方やファイルの操作方法は変わらない。