自治医科大学附属さいたま医療センターが院内ネットワーク上でファイル利用の安全性と利便性両立のためClouDocを採用

~ファイル共有の利便性の高さに現場スタッフも歓迎~

特殊な操作を求めないClouDoc

自治医科大学附属さいたま医療センター

自治医科大学附属さいたま医療センター

自治医科大学はへき地における医療の確保向上や地域住民の福祉の増進を図る為1972年(昭和47年)に開学。

埼玉医療センターは、1989年(平成元年)に附属病院のひとつとして開かれ、自治医科大学出身医師の研修の場として、また地域医療を支える中核病院として運営されている。

ClouDocインタビュー
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導入ポイント

セキュリティ偏重のITシステムに対し利便性が向上しました

端末に情報を残さず情報漏洩リスクは最小限

現場での新システム導入負荷の最小化


自治医科大学附属さいたま医療センター 副センター長(兼)医療情報部長 小西文雄氏

 個人情報を抱える院内ITでは利便性よりセキュリティが優先
 スタッフのPC利用に制限が多くIT活用における課題に

自治医科大学附属さいたま医療センター医療情報部管理事務室
齋藤 弘光氏

医療現場においても、ITはなくてはならないインフラのひとつとなっている。医療現場では電子カルテが使われ、レントゲンその他の医療機器もネットワークに接続して利用するものが増えている。もちろん事務職においても他の業種と同様にPCなどのIT機器を利用して業務に取り組んでいる。

「電子カルテには、患者さんの重要な個人情報が多数含まれています。そこで、電子カルテを使うPCのセキュリティには以前から気をつけていました。ClouDoc導入前は、大量の情報を持ち出せないようにするため、情報の出力外部メディアはFD(フロッピーディスク)のみに限定、USBメモリなどは読み込み専用でしか利用できませんでした。個人情報漏洩への対策としては一定の効果がありましたが、業務に必要なオフィス文書などの取り扱いについて利便性の課題を抱えていました」

当時の様子をそう振り返るのは、自治医科大学附属さいたま医療センターの齋藤 弘光氏だ。医師や職員はWordやExcelを使って院内資料や学会発表資料を作成するが、それを利用するためにはFDで持ち出すかHDDに保存してPCごと持ち歩くしかなかった。

 特殊な操作を求めないClouDocを採用

セキュリティと職員の利便性を高いレベルで両立させるため、文書管理システムの導入が検討された。少ない負荷で既存ネットワークに導入できること、現場スタッフに新たなIT知識を求めないことなどが、製品選定の要件だったと、自治医科大学附属さいたま医療センターの久保 典大氏は語る。

「電子カルテ用のPCはドメイン管理できないため、Active Directoryを前提とした製品は使えません。また、ほとんどの文書管理製品は専用システムにログインして利用する形式になっていますが、これでは現場スタッフに新たな操作を数多く覚えてもらわなくてはなりません」

これらの条件に合致したのが、トゥモロー・ネットが販売するClouDocだった。ネットワーク上に個人用フォルダ、共有フォルダを作ってファイルを保存するため、端末側には一切情報を残さず、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられる。

自治医科大学附属さいたま医療センター医療情報部管理事務室
久保 典大氏

自治医科大学附属さいたま医療センター医療情報部管理事務室
齋藤 和己氏(医療情報技師)

個人用フォルダ、共有フォルダはネットワークドライブとしてマウントできるので、アプリケーションの使い方やファイルの操作方法は変わらない。

「現場スタッフには無駄な負荷をかけず、医療に専念してもらいたいと思っています。ClouDocならこれまで使ってきたアプリケーションを、これまでと同じように操作してファイルを安全に共有できるとわかりました」

製品選定時のことを自治医科大学附属さいたま医療センターの齋藤 和己氏はそう語った。選定段階においては、サーバー機器を持ち込んでClouDocのテスト環境を構築、実際の使用感や既存システムとの親和性も確かめられた。

 ファイル共有の利便性の高さに現場スタッフも歓迎

2011年6月、自治医科大学附属さいたま医療センターにおいてClouDocが本格稼動を開始した。トゥモロー・ネットのサポートにより、電子カルテに登録されているID、PWと同じものを一括登録する機能を搭載、初期登録分の数百人に及ぶID登録にも滞りはなかったと久保氏は言う。

「電子カルテの改修をお願いした経歴があり、技術の高さや対応の良さは信頼していました。院内のシステムについて理解してくれていたこともあり、カスタマイズへの対応を含めて導入はスムーズに進みました」

クラウドック イメージ図

個人フォルダのほかに、現場の要望に応じてグループごとのフォルダを作成、提供してる。現場の要望に合わせた柔軟な共有設定が可能なうえ、UIが使いやすいので、日常運用の負荷は低く抑えられているという。

文書管理システムは現場からも渇望されていたため、スタッフからも歓迎をもって迎えられた。今では院内の約900台のPCを使い、約800人がClouDocをを利用している。以前は情報の持ち出し、移動が難しかったが、今では院内各所にあるPCからいつでも自分の個人フォルダにアクセスできる。会議などの際も資料を持ち歩く必要はなくなり、会議室にあるPCで自分の個人フォルダにアクセスしてすぐに資料を提示できるようになった。

「増えていくデータのバックアップやメンテナンス、クラウドやタブレット端末といった他のシステムとの連携による利便性向上など、取り組んでいきたいことはたくさんあります。それらを支えるため、生態認証を使った多要素認証など、基盤となるセキュリティの強化も考えなければならないと思っています」

意識せずにセキュリティを守れる環境を整え、現場スタッフには安心して利用できる利便性の高いIT環境を提供していきたいと齋藤和己氏は語った。ClouDocの導入は同院にとってセキュリティ対策のゴールではなく、より高い目標に向かうための大きなワンステップとなったようだ。

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※このカタログの記載内容は2011年7月現在のものです。

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