こんにちは!経営管理部業務チームのAsanoです。
業務チームでは、日々海外の取引先と英語でメールのやりとりを行っております。
仕事上、英語でメールのやり取りをされている方は、
「この日本語って英語で何て言うんだろう?」や「この言い回しであっているかな?」と思ったことはないでしょうか?

そこで今回は、ビジネス英語の基本表現とメールにおける注意点をご紹介します!!

ビジネス英語メールで使いたい基本表現

■ メールの件名は簡潔に!

件名は日本語メールと同様、簡潔にメールの内容を書きましょう。

< ~の依頼 >
Request for~

< ~に関する問い合わせ >
Inquiry about~

< ~の確認 >
Confirmation for~

などが、よく使う表現になります。

■ よく使うビジネス英語の言い回し

私が一番最初に悩んだのは、日本語では良く使う「了解しました」「承知しました」でした。

< 了解しました / 承知しました >
Well noted. / Well noted with thanks.

with thanks をつけることで、丁寧な言い回しになります。
また、Understood.の一言で表すこともできます。ちなみにこれは I(私)を省略したものではなく、(It is) understood. それは理解された、の It is が省略された文章になります。
OKやRogerはカジュアルな言い回しになるため、ビジネス上で使うのは控えましょう。

■ 感謝を示す英語表現

感謝フレーズを何種類も覚えておくと様々なビジネスシーンで使うことができます。

< ご連絡ありがとうございます >
Thank you for letting me know.
Thank you for the information.

これは良く使う言い回しですね!覚えておくと便利です。

< ご確認ありがとうございます >
Thank you for your confirmation.

これも日本語メールで使う言葉ですね!
Thank you for +名詞(動詞+ing) の言い回しはよく使うため覚えておくといいですね!
“appreciate”(感謝する)を使うとよりフォーマルな言い回しになります。

■ 締めの言葉

日本語でいう「敬具」に似た意味になります。

Best Regards,
 +フルネーム

Sincerely,
 +フルネーム

Your sincerely,は基本的に相手のことを知っている時のみに使用します。

Thank you,
 +フルネーム

上記2つよりカジュアルですが、間柄によっては使用しても問題ありません。

なお、締めの言葉のあとには必ず「,(コンマ)」を使用しましょう。締めの言葉が文章の場合は「.(ピリオド)」を使用します。

■ ビジネス英語での注意点

1.省略形(I’m)などは使わない
ビジネス英語で省略形を使ってしまうと、相手側は敬意を払われていない。と感じてしまう場合があります。悪い印象を与えかねないので、使うのは避けたほうがよいでしょう。

2.否定系は極力使わない。
can’t や don’t を多用するのは控えましょう。
言い換えが可能であれば肯定文を使いましょう。
例えば、今は出来なくても来月は出来る場合は、We will be able to (動詞) next monthなど未来系を使うと良いでしょう。

3.単語はフォーマルな単語を使う。
「買う」という単語は”buy”がぱっと思い浮かぶ人も多いでしょう。ビジネスではpurchaseを使うなどフォーマルな単語を使用するとよりビジネス英語になります。

いかがだったでしょうか。全て初歩的なことですが、心がけることでよい印象を与えることができます。ぜひ、参考にされてください。

◇参考URL
http://eitopi.com/ryokaishimashita-eigo-joshi
http://eikaiwa.dmm.com/blog/18584/
http://www.berlitz-blog.com/englishmail
http://eitopi.com/eigo-mail-musubi